Waarom je exploitatievergunning langer duurt dan de gemeentesite belooft

Je hebt je aanvraag voor een exploitatievergunning drie maanden geleden ingediend. Op de gemeentesite stond acht weken. Er is nog niets. Als je belt krijg je "we zijn ermee bezig" of een voicemail van een vergunningverlener die op vakantie is. Dit is wat er in die drie maanden achter de schermen is gebeurd, en wat je kunt doen om de boel vlot te trekken.

De wettelijke termijn voor een beschikking op een aanvraag is acht weken. Komt de gemeente er niet uit, dan mag ze die termijn eenmaal verlengen met een redelijke termijn, mits ze dat vóór het verstrijken schriftelijk aan je laat weten. In theorie is dat het. In de praktijk hangen er aan jouw aanvraag onderdelen die hun eigen klok hebben, en die klok loopt niet synchroon met de hoofdaanvraag.

Vanuit het stadhuis gezien gaat je dossier binnen een paar dagen na indiening door een eerste leesronde. De vergunningverlener controleert of alles compleet is: aanvraagformulier, uittreksel KvK, horeca-indeling, plattegrond, huur- of koopovereenkomst, Bibob-formulier. Mist er iets, dan krijg je een hersteltermijn. Die hersteltermijn stopt de wettelijke beslistermijn totdat je de stukken aanvult. Mensen onderschatten dit. Twee weken wachten op jouw tussenstukken zijn twee weken die niet meetellen voor de acht weken, en die achter de schermen soms vier weken worden omdat je dossier daarna onder op de stapel belandt.

Parallel loopt de interne afstemming. Brandweer kijkt naar de gebruiksfunctie van het pand. Bouw- en woningtoezicht kijkt of de verbouwing past in het omgevingsplan. Milieu kijkt naar geluid en afzuiging. Politie geeft advies over openbare orde. En in bijna alle horeca-aanvragen loopt een Bibob-check. Elk van die partijen heeft eigen termijnen en eigen achterstanden. De vergunningverlener is coördinator, geen baas: ze kan vragen om tempo maar niet beslissen voor een ander.

De Bibob-check is de grootste onzekere factor. Een eigen onderzoek op het stadhuis duurt in de regel twee tot zes weken. Gaat je dossier door naar het Landelijk Bureau Bibob voor extra advies, dan ben je zomaar maanden verder. Die hele periode staat de hoofdbeslissing stil.

Wat jij kan doen vóór je aanvraag binnengaat. Lever compleet aan. Niet negentig procent, honderd procent. Elke ontbrekende bijlage is een hersteltermijn en daarmee een vertraging die langer duurt dan de bijlage zelf. Vul het Bibob-formulier zorgvuldig in met alle onderliggende stukken. Bel vóór indiening met de vergunningverlener en vraag welke bijlagen in jouw situatie extra op prijs worden gesteld. Dat lijkt een beleefdheidsvraag maar is het niet: je krijgt dan preciezer te horen wat de interne checklist eigenlijk vraagt.

Wat jij kan doen als de termijn verstrijkt. Stuur een ingebrekestelling. Dat is een korte brief waarin je vaststelt dat de beslistermijn is verlopen en de gemeente twee weken geeft om alsnog te beslissen. Beslist ze binnen die twee weken nog steeds niet, dan is ze een dwangsom verschuldigd die per dag oploopt tot een wettelijk maximum. Belangrijker dan het geld: de ingebrekestelling zet de aanvraag intern op prioriteit. Een vergunningverlener die een ingebrekestelling binnenkrijgt moet er die week iets mee.

Bel voordat je zelf een ingebrekestelling verstuurt, of op het moment dat de gemeente je laat weten dat ze de termijn verlengt met "een redelijke termijn" zonder einddatum te noemen.